Gestionnaire Administratif et Hospitality - CDD-(H/F)

CDD|Luxembourg|Gestion / Administration

Gestionnaire Administratif et Hospitality - CDD-(H/F)

Luxembourg CDD Gestion / Administration

Vos missions au quotidien

Mission principale : Le/La Gestionnaire Administratif et Hospitality

- prend en charge les opérations d'ordre administratif pour la Direction de l'Immobilier et des Services Généraux

- gère l'accueil, et coordonne et organise les événements, tout en assurant la communication auprès des collaborateurs

- facilite l'expérience des occupants et des visiteurs                                                                                                                 

Tâches et responsabilités :

Opérations administratives du service                                                                                                                   

• Assure le suivi des documents contractuels et signatures à la Direction                                                           

• Assure la remontée des faits marquants du service à la Direction                                                                      

• Suit les mises à jour des procédures du service et les publie dans le référentiel                                             

• Elabore le bilan annuel du service et la remontée des indicateurs                                                                      

• Rédige les communications du service pour les occupants (français/anglais)                                  

• Publie les communications sur la page intranet du service                                                                   

• Gère toute autre tâche administrative relative au service                                                                                                                                      

Accueil et Hospitality                                                                                                                                    

• Assure le pilotage du contrat de prestation de service Accueil (de prestige) pour les clients et visiteurs

• Assure le pilotage du contrat de prestation de service Standard téléphonique et mission administrative

• Assure le pilotage du contrat de Restauration en collaboration avec les Responsables Immeubles            

• Assure le pilotage du contrat de prestation du service Conciergerie                                                  

• Présente aux nouveaux arrivants les activités des Services Généraux et les services des immeubles

• Elabore et tient à jour les guides immeubles                                                                                                           

• Gère les salles de réunion centralisées (salons clients, espaces privatisables, auditorium, Business Center)

• Coordonne et organise les aspects logistiques lors des événements :                                               

Réservation de salles, mise en place, dispatch des besoins logistiques, techniques, de sécurité et d'accueil                                             

Suivi des contrats de location (property)                                                                                                               

• Est en charge de l'alimentation de l'outil référentiel RED (Real Estate Database)                                           

• Assure le suivi budgétaire du paiement des loyers et des ordres permanents                                  

• Fait l'intermédiaire entre les bailleurs, et les services juridique et fiscal pour la signature des contrats

• Assure le suivi des arrivées à échéance    

Et si c’était vous ?

Compétences opérationnelles                                                                                                                                   

• Maîtrise des logiciels bureautiques usuels                                                                                                              

• Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression                                                                                                 

• Connaissances spécifiques au domaine événementiel                                                                                         

• Veille, analyse et gestion documentaire     

• Français et Anglais au niveau avancé                                                                                                      

                                                                                                                                             

Compétences comportementales                                                                                                                             

• Organisation et gestion des priorités                                                                                                                         

• Flexibilité                                                                                                                                        

• Aisance relationnelle et bonne communication                                                                                                       

• Sens de l'écoute                                                                                                                                            

• Sens de la discrétion et de la confidentialité                                                                                                           

• Esprit d'équipe 

• Disponibilité pour une mission du 01/02/2023 au 31/07/2023

• Poste non soumis à MIF II

Plus qu’un poste, un tremplin

Société Générale Luxembourg est une banque multimétiers offrant à chaque collaborateur la possibilité d’avoir plusieurs carrières dans une carrière. La mobilité interne et la formation sont deux thématiques au centre de nos préoccupations, et ce dans un environnement de travail dynamique, prospère et évolutif.

Pourquoi nous choisir ?

Nous offrons à nos collaborateurs un cadre de travail adapté à l’évolution des métiers qui se définit en deux mots clés : télétravail & agilité (selon les services). Notre situation géographique incomparable au cœur du Centre-Ville et à proximité de la gare de Luxembourg Ville permet à nos collaborateurs de bénéficier des avantages d’une capitale.

« Construire ensemble, avec nos clients, un avenir meilleur et durable en apportant des solutions financières responsables et innovantes. » Notre stratégie RSE est au cœur de notre ADN et le Groupe souhaite se positionner comme l’un des acteurs clés dans la lutte contre le changement climatique en accompagnant les clients dans leur transition énergétique. A Luxembourg, notre environnement international nous offre une diversité formidable au sein de nos équipes, pour lesquelles nous garantissons l’égalité des chances.

Notre laboratoire d’open-innovation #LePlateauLUX, en lien avec l’écosystème innovation luxembourgeois, permet à nos collaborateurs de bénéficier d’une proximité avec des start-ups externes et des porteurs de projets internes. Filiale à 100% du groupe Société Générale, Société Générale Luxembourg est la première banque étrangère à s’être implantée au Luxembourg, place financière internationale réputée. Nous bénéficions des moyens d’un grand Groupe avec la souplesse et la flexibilité d’une entité locale, ce qui nous permet d’être réactifs, innovants et toujours en mouvement.  Banque commerciale à l’origine, nous sommes aujourd’hui une banque multimétiers au service d’une clientèle internationale et diversifiée.

Notre Processus de recrutement :

Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et nous sommes fiers de faire de la diversité une force pour notre entreprise. Le groupe s’engage à reconnaître et à promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité sexuelle ou de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l’objet d’une discrimination.

Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et nous sommes fiers de faire de la diversité une force pour notre entreprise. Le groupe s’engage à reconnaître et à promouvoir tous les talents, quels que soient leurs croyances, âge, handicap, parentalité, origine ethnique, nationalité, identité de genre, orientation sexuelle, appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité, ou toute autre caractéristique qui pourrait faire l’objet d’une discrimination.

Référence: 230001DC
Entité: SG Luxembourg
Date de début: 15/03/2023
Date de publication: 17/01/2023
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