Office Manager

Rattaché au président de l’entité, l’Office Manager a pour mission d’assurer le bon fonctionnement du bureau du président, de sa coordination et de sa supervision. Il assure le traitement administratif et de différents services liés au bon suivi des interactions du président avec les membres du Codir. Et les managers de l’entité. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié entre le président et les parties prenantes internes, externes, filiales, siège) 

Principales Responsabilités :

• Assister le dirigeant de la structure en prenant en charge toutes les opérations administratives : traitement du courrier, organisation de l’agenda et des réunions, préparation des commandes de fournitures de bureau, organisation et gestion des recrutements.

• Filtrer toutes les entrées téléphoniques, physiques, courriers ainsi que les messages électroniques

• Rédiger les courriers, notes, présentations en provenance du président  

• Mettre en place le planning des rendez-vous, séminaires, déplacements et en informer les parties prenantes

• Gérer l’organisation des déplacements du président au Maroc et à l’international 

• Traiter et transmettre les décisions, notes de services, en interne et externe

• Préparer et organiser les réunions et comité de direction (convocations, préparation, logistique de salles, …)

• Gérer en interne avec le service communication, l’organisation des événements et la communication du président en interne et externe 

• Trier les dossiers physiques et électroniques du président et en assurer l’archivage 

• Assurer l’interface qui représente la Présidence de l’entreprise auprès des fournisseurs, des clients et de tout autre interlocuteur externe.

• Rédiger les reportings et synthèses relatifs à son périmètre 

• Elaborer et présenter les rapports et bilans de son périmètre

• Gérer le budget et la trésorerie de la présidence 

• Assurer la gestion opérationnelle des services généraux de la présidence et transmettre les informations à la finance 

Rôle et responsabilités de sécurité :

• Assurer la veille et benchmarks externes (évolution des réglementations relatives aux déplacements, voyages, documents de résidence…) ;

• Suivre et Appliquer les procédures internes

• Assurer le suivi de contrôle de conformité relatif à son périmètre 

• Proposer des améliorations de gestion sur son périmètre 

Formation : Bac + 5 d’école supérieur 

Expérience professionnelle : Une expérience minimum de 4 ans dans un poste en front office client ou expérience dans la fonction achat ou la logistique 

Savoir et savoir faire 

• Sens aiguisé de l’organisation et d’anticipation  

• Avoir une présentation irréprochable 

• Maitrise des modalités d’accueil professionnel 

• Compétences en prise de notes et de présentations 

• Bonnes connaissances des normes rédactionnelles 

• Avoir une bonne culture générale et la maîtrise des outils bureautiques, couplés à des qualités de sérieux et d'assiduité  

• Savoir prendre des initiatives  

• Maîtrise du Pack Office, Outlook et Teams 

• Gestion des plannings, 

• Avoir un bon relationnel, maîtriser au moins une langue étrangère dont l’anglais et se montrer mobile et disponible. 

• Efficacité à résoudre les imprévus du quotidien. 

• Très bon niveau de communication,  

• Capacité d’analyse résolution de problèmes 

• Polyvalente et très autonome 

• Négociation  

Savoir être :

• Bon relationnel et diplomatie 

• Capacité d’adaptation 

• Personne de confiance 

• Discrétion et respect de la confidentialité 

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